PORTAL DE TRANSPARENCIA
| GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS DE API MAZATLAN | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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P R E S E N T A C I Ó N En cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y con base en lo establecido por los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, Administración Portuaria Integral de Mazatlán, S. A. de C. V. (API) elaboró su Cuadro General de Clasificación Archivística. El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento que nos permite unificar los criterios para la clasificación de la documentación en toda la institución. El Cuadro de Clasificación Archivística, es el documento de consulta para todas las unidades administrativas porque permite tener conocimiento de la forma como se clasifica su documentación al momento de ingresar a los archivos de trámite, de concentración e histórico. El Cuadro General de Clasificación Archivística es un documento institucional con carácter oficial que cumple con las disposiciones normativas vigentes en materia; además d contar con el consenso de todas las unidades administrativas de API quienes participaron en su formulación y la aprobación del Comité de Información. Por lo anterior, su observancia y cumplimiento son responsabilidad de todas las unidades y servidores públicos que laboramos en API. FONDO API
INSTRUCCIONES PARA CONSULTAR AL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL. Contenido del Cuadro General de Clasificación Archivística El Cuadro General de Clasificación Archivística está estructurado con los siguientes elementos: Fondo, Subfondo, Sección y Series documentales a los que corresponde una clave o código de identificación. El Fondo API hace referencia a la totalidad de los documentos que por el desarrollo de sus funciones tiene API, éste se integra por 4 subfondos, 16 secciones y 313 series en las que es posible clasificar cualquier tipo de documento que reciba o genere la institución. Ilustración
Cada Sección tiene un Código de Clasificación , de la primera a la 13 se les identifica con la letra C por secciones que son comunes a todas las instituciones públicas y a las 3 restantes con la letra S por ser sustantivas e inherentes a API. Las secciones se integran por Series Documentales, éstas son divisiones que corresponden a grupos de documentos por las unidades de API en el ejercicio de una atribución y que versan sobre una misma materia o asunto.
Utilidad del Cuadro de Clasificación Archivística. El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento que sirve para clasificar y archivar bajo un solo criterio toda la documentación que generen o reciban las áreas de API. Las áreas lo emplearán como instrumento de consulta y los responsables de los archivos de trámite lo usarán como referencia obligada, por ser los responsables de asignar las claves a cada uno de los expedientes que su área les turne para archivo. Aprobación y Actualización del Cuadro General de Clasificación El Cuadro General de Clasificación Archivística será autorizado por el Comité de Información. Este instrumento será revisado periódicamente por parte del Comité de Archivos quien recomendará o propondrá las adecuaciones que requieran las series documentales, en función de que API deje de realizar alguna actividad o incorpore a sus atribuciones alguna nueva. Carácter del Cuadro General de Clasificación Archivística El Cuadro General de Clasificación Archivística es un documento de carácter público que estará a disposición de todos los servidores públicos de API, del resto de las instituciones y servidores públicos del gobierno federal y por supuesto de la ciudadanía. Para este propósito será publicado en la página de Internet de API. Instrucciones para consultar la Guía Simple La Guía Simple consta de dos segmentos de información, el primero se le conoce como área de identificación, que nos permite conocer el nombre de la unidad administrativa propietaria de los documentos, el nombre del responsable de archivo y sus datos de localización y ubicación.
El segundo nos da la referencia sobre las fechas, los volúmenes y la ubicación física de la documentación que posee la institución en el área denominada de contexto.
Utilidad de la Guía Simple La Guía Simple, agrega datos generales, por lo tanto es un instrumento de consulta rápida que sirva al público usuario y a la institución para conocer información genérica respecto de su documentación. Aprobación y Actualización de la Guía Simple La Guía Simple es formulada por las unidades administrativas de API quienes serán las responsables de mantener la información actualizada. Este instrumento será autorizado por el Comité de Información. Carácter de la Guía Simple La Guía Simple es un documento de carácter público que estará a disposición de todos los servidores públicos de API, del resto de las instituciones y servidores públicos del gobierno federal y por supuesto de la ciudadanía. Para este propósito será publicado en la página de Internet de API.
GUIA SIMPLE DE ARCHIVO
P R E S E N T A C I Ó N En cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y con base en lo establecido por los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal Administración Portuaria Integral de Mazatlán, S. A. de C. V. elaboró su Catálogo de Disposición Documental. El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que establece los valores documentales administrativo, fiscal, jurídico, informativo, evidencial y testimonial que por su naturaleza poseen los documentos; la clasificación de la información reservada, confidencial y pública; los plazos de conservación de la documentación y el destino de los documentos una vez concluido su ciclo vital. Instrucciones para Consultar el Catálogo de Disposición Documental Contenido del Catálogo de Disposición Documental El Catálogo de Disposición Documental contiene los valores primarios y secundarios, la clasificación de la información, el tiempo de guarda y el destino final que asigna API a cada serie documental, en cumplimiento a las normas que al respecto ha emitido el gobierno federal en materia y considerando la funcionalidad y naturaleza de la institución.
Cabe mencionar que el espíritu de la ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental es que toda la información por principio sea pública, sin embargo existen casos de excepción previstos por la normatividad y API por su naturaleza establece en el presente catálogo las reservas que debe tener la información contenida en los expedientes y series documentales.
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